Fehler in E-Rechnungen vermeiden: Warum Unternehmen jetzt auf BOMITO setzen sollten

E-Rechnungen bieten viele Vorteile – fehlerhafte E-Rechnungen jedoch erhebliche Risiken. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht hat sich die digitale Rechnungsverarbeitung in Unternehmen grundlegend verändert. Elektronische Rechnungen beschleunigen Prozesse, reduzieren Papier und ermöglichen eine automatisierte Buchhaltung. Gleichzeitig zeigt die Praxis jedoch, dass zahlreiche eingehende E-Rechnungen formale oder inhaltliche Fehler enthalten. Oft stimmen die Inhalte mit der mitgelieferten pdf nicht überein. Solche Fehler können die Buchhaltung erheblich belasten und im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug gefährden.

Typische Fehler bei E-Rechnungen

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass eine E-Rechnung automatisch korrekt ist. Tatsächlich treten jedoch regelmäßig Fehler auf, beispielsweise:

• Abweichungen zwischen der PDF-Darstellung und den XML-Daten
• Fehlende oder fehlerhaft ausgefüllte Pflichtangaben
• Ungültige oder fehlende Rechnungsnummern
• Fehlerhafte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern
• Unvollständige Leistungsbeschreibungen
• Nicht normkonforme E-Rechnungen nach EN 16931
• Fehlerhafte XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien

Diese Fehler bleiben bei einer manuellen Sichtprüfung häufig unentdeckt und werden oftmals erst bei der Buchhaltung oder im Rahmen einer Steuer- oder Betriebsprüfung erkannt.

Welche Folgen können fehlerhafte E-Rechnungen haben?

Fehlerhafte Eingangsrechnungen verursachen nicht nur zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Sie können auch finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Dazu gehören unter anderem:

• Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe
• Zeitaufwendige Rückfragen an Lieferanten
• Manuelle Nachbearbeitung von Rechnungen
• Verzögerte Zahlungsprozesse
• Verlust von Skontovorteilen
• Risiken beim Vorsteuerabzug
• Beanstandungen bei Steuer- oder Wirtschaftsprüfungen

Gerade Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen benötigen deshalb eine automatisierte Prüfung aller eingehenden Rechnungen.

BOMITO erkennt Fehler automatisch – direkt beim Rechnungseingang

Mit BOMITO werden E-Rechnungen bereits beim Eingang sowohl automatisch im System, als auch zusätzlich durch fachkundige Menschen geprüft. Im BOMITO Service werden die XML-Daten analysiert, die visuelle Darstellung der Rechnung verglichen und Unstimmigkeiten sofort erkannt und markiert. Zur Prüfung gehören unter anderem:

• Check aller gesetzlichen Pflichtangaben
• Abgleich zwischen XML und PDF
• Validierung der Rechnungsdaten
• Kontrolle der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Erkennung nicht normkonformer E-Rechnungen
• Automatische Kennzeichnung fehlerhafter Rechnungen

Dadurch gelangen fehlerhafte Dokumente gar nicht erst in den weiteren Buchhaltungsprozess. Unternehmen sparen wertvolle Zeit und reduzieren das Risiko kostspieliger Fehler erheblich.

Mehr Sicherheit für Buchhaltung und Steuerberatung

Neben der automatischen Fehlererkennung bietet BOMITO zahlreiche weitere Funktionen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung:

• KI-gestützte Datenerkennung
• Automatische Kontierung
• Digitale Freigabeworkflows
• Revisionssichere Archivierung nach GoBD
• Unterstützung von PDF-, XML-, XRechnung- und ZUGFeRD-Formaten
• DATEV-Anbindung über den DATEV-Datenservice
• Transparente Bearbeitungs- und Freigabestati
• Digitale Vertretungsregelung bei Urlaub oder Krankheit

Dadurch profitieren Unternehmen, Steuerberater und Finanzabteilungen gleichermaßen von einer sicheren, schnellen und durchgängigen Rechnungsverarbeitung.

Fazit

Mit steigender Anzahl elektronischer Rechnungen wächst auch das Risiko fehlerhafter E-Rechnungen. Unternehmen sollten sich daher nicht auf die Richtigkeit der zugesandten E-Rechnungen verlassen, sondern auf eine BOMITO unterstützte Validierung setzen.

BOMITO erkennt Fehler bereits beim Rechnungseingang, prüft die Übereinstimmung von XML- und PDF-Daten, validiert Pflichtangaben und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Buchhaltungsprozesse effizient, gesetzeskonform und zukunftssicher zu gestalten. Rückfragen sind dabei direkt aus dem System möglich, ganz ohne ein  „E-Mail Ping Ping“.