Rechnungsmanagement automatisieren: BOMITO verbindet Rechnungs­eingang, Digitalisierung und Verarbeitung, Freigabe und Zahlungs­management

Die Lösung richtet sich an Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten und mehr Transparenz über offene Rechnungen und anstehende Zahlungen gewinnen möchten.

Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung: Prozesse ganzheitlich digitalisieren

Die Digitalisierung der Buchhaltung umfasst weit mehr als das elektronische Erfassen und Archivieren von Rechnungen. Entscheidend ist, wie effizient die einzelnen Prozessschritte ineinandergreifen, von der Erfassung eingehender Belege über deren Prüfung und Kontierung bis hin zur Freigabe und Zahlung.

Hier setzt BOMITO an. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, die Rechnungsverarbeitung als zusammenhängenden Prozess abzubilden und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren. Ziel ist es, manuelle Eingaben möglichst auf Null zu reduzieren, Abläufe nachvollziehbar zu gestalten und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu vereinfachen. Und nicht zuletzt Zeit und Kosten in der Verwaltung zu sparen.

KI-gestützte Rechnungsprüfung und automatisierte Datenerfassung

BOMITO unterstützt die Verarbeitung von Rechnungen aus unterschiedlichen Formaten und Eingangskanälen. Die KI-gestützte Datenerfassung und Prüfung kann dazu beitragen, relevante Rechnungsinformationen schneller verfügbar zu machen und Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Die Preisprüfung erfolgt dabei auf Artikelebene. So werden beispielsweise Preisabweichungen und weitere Unstimmigkeiten identifiziert, schon bevor eine Rechnung den nächsten Prozessschritt durchläuft. Die automatisierte Unterstützung ersetzt bei BOMITO dabei nicht grundsätzlich die fachliche Kontrolle: Menschliche Kontrolle ist wichtiger Bestandteil eines kontrollierten Rechnungsprozesses und die Prüfung durch unsere Mitarbeiter auf Übereinstimmung ist bei BOMITO ohne zusätzliche Kosten im Service inbegriffen.

Flexible Freigabeworkflows und strukturierte Reklamationen

Unterschiedliche Unternehmen benötigen unterschiedliche Freigabestrukturen. Mit frei konfigurierbaren Workflows und individuellen digitalen Vertretungsregelungen unterstützt BOMITO die Anpassung der Rechnungsfreigabe an betriebliche Abläufe und Zuständigkeiten. Der Ablauf bleibt auch bei plötzlichen Krankheiten oder in Urlaubszeiten ohne Unterbrechung gewährleistet.

Bei Rückfragen oder Reklamationen können Prozesse direkt aus dem System angestoßen werden. Dadurch lässt sich die Abstimmung zwischen beteiligten Personen strukturierter organisieren. Medienbrüche und wiederkehrende E-Mail-Abstimmungen werden so reduziert oder sogar ganz vermieden.

Zahlungsmanagement: Skonto, Zahlungsläufe und Liquidität im Blick

Ein wesentlicher Bestandteil eines umfassenden Rechnungsmanagements ist die Vorbereitung und Steuerung von Zahlungen. BOMITO unterstützt automatisierte Zahlungsläufe, die vollautomatische Überwachung von Skontofristen und die direkte Übertragung von Zahlungsdaten an die Bank.

Die strukturierte Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungsinformationen schafft eine Grundlage, um Zahlungsfristen einzuhalten, Skontomöglichkeiten zu berücksichtigen und die Liquiditätsplanung im Blick zu behalten. Orts- und Geräteunabhängig, jederzeit und von überall.

DATEV und über 40 weitere Schnittstellen für bestehende Systemlandschaften

Damit digitale Rechnungsverarbeitung in den Arbeitsalltag integriert werden kann, spielt die Anbindung an vorhandene Systeme eine zentrale Rolle. BOMITO nennt DATEV sowie mehr als 40 weitere Schnittstellen als Integrationsmöglichkeiten.

Die Anbindungen tragen dazu bei, Daten zwischen beteiligten Systemen auszutauschen und doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden. Der Kontakt mit Steuerberatern wird vereinfacht und die lästige, alljährliche Beleg- und Quittungssuche entfällt.

GoBD-orientierte Archivierung und nachvollziehbare Dokumentation

Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen muss die jeweils geltenden steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen berücksichtigen. BOMITO beschreibt seine Archivierungsfunktion als GoBD-konform und unterstützt damit den Anspruch, Rechnungsinformationen strukturiert und rechtssicher nachvollziehbar zu dokumentieren.

Mehr als Rechnungsabgleich: der Unterschied im Prozessumfang

Während Lösungen für die klassische Rechnungsverwaltung häufig auf den Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungspositionen ausgerichtet sind, verfolgt BOMITO einen weiter gefassten Ansatz. Neben der Prüfung von Rechnungsdaten umfasst das beschriebene Leistungsspektrum auch Plausibilitätsprüfung, Verarbeitung und Kontierung, Zahlungsfristen- und Skonto-Überwachung, individuelle Freigabeworkflows und integrierte Zahlungsläufe.

Damit adressiert die Software nicht nur die Erfassung und Kontrolle von Belegen, sondern weitere Schritte der digitalen Kreditorenbuchhaltung. Das kann insbesondere für Unternehmen relevant sein, die mehrere Prozessschritte in einer gemeinsamen Systemumgebung organisieren möchten.

Auch ein Vergleich mit spezialisierten Lösungen für den Rechnungsabgleich sollte deshalb den konkreten Funktionsumfang möglichst mit berücksichtigen, um im gleichen System ohne Reibungsverluste effektiv zu handeln.

Rechnungseingang, -automatisierung, -prüfung und Zahlungsmanagement aus einer Hand – die Lösung: #echteDigitalisierung mit BOMITO. Vergleich BOMITO vs. RechnungsWächter – BOMITO

Für wen eignet sich automatisiertes Rechnungsmanagement?

Eine durchgängige digitale Rechnungsverarbeitung kann für Unternehmen unterschiedlicher Branchen interessant sein – insbesondere dann, wenn regelmäßig viele Eingangsrechnungen verarbeitet werden, mehrere Personen an Prüf- und Freigabeprozessen beteiligt sind oder Zahlungsfristen systematisch überwacht werden müssen. Hierbei wird die Anzahl der monatlichen Rechnungen meist stark unterschätzt: Schon in einem kleinen bis mittleren Betrieb, z.B. in der Gastronomie kommen schnell 120 Rechnungen regelmäßig pro Monat zusammen! Siehe auch unter: Wie viele Eingangsrechnungen fallen in der Gastronomie an? – Ein Blick auf kleine, mittlere und große Betriebe – BOMITO.

Relevant ist der Ansatz sowohl für die Finanzbuchhaltung als auch für Verantwortliche aus Rechnungswesen, kaufmännischer Leitung und dem Finanz- und Unternehmensmanagement, wenn Zeit und Kosten in der Verwaltung eingespart werden sollen. Bis zu 70% Einsparung im Verwaltungsprozess werden durch BOMITO nachweislich erreicht. Siehe auh unter: Was kostet die Bearbeitung einer Eingangsrechnung? Warum manuelle Prozesse in der Gastronomie oft unterschätzt werden – BOMITO

Fazit: Rechnungsverarbeitung als durchgängiger digitaler Prozess

BOMITO verbindet die automatisierte Erfassung und KI-gestützte Prüfung von Eingangsrechnungen mit Kontierung, Freigabeprozessen, Archivierung und Zahlungsmanagement. Der Ansatz geht damit über eine reine digitale Belegverwaltung hinaus und setzt auf die Verknüpfung mehrerer Prozessschritte.

Für Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung digital weiterentwickeln möchten, lohnt sich ein genauer Blick auf den verfügbaren Funktionsumfang, die Integrationsmöglichkeiten und die Anforderungen an die eigenen Buchhaltungsprozesse.