Was kostet die Bearbeitung einer Eingangsrechnung? Warum manuelle Prozesse in der Gastronomie oft unterschätzt werden

Eingangsrechnungen verursachen mehr Kosten als viele Unternehmen vermuten

Der Preis einer Rechnung endet nicht mit dem ausgewiesenen Rechnungsbetrag. Jede Eingangsrechnung durchläuft im Unternehmen zahlreiche administrative Schritte – von der Annahme bis zur Archivierung. Insbesondere in der Gastronomie, im Handel und in Filialunternehmen summieren sich diese Tätigkeiten zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand.

Viele Betriebe kennen ihre Einkaufs- und Personalkosten bis ins Detail. Weniger transparent sind dagegen die internen Prozesskosten, die bei der Bearbeitung jeder einzelnen Rechnung entstehen. Dabei können gerade diese Abläufe einen spürbaren Einfluss auf Effizienz, Liquidität und Wirtschaftlichkeit haben.

Welche Arbeitsschritte umfasst die Bearbeitung einer Eingangsrechnung?

Bevor eine Lieferantenrechnung vollständig verarbeitet ist, sind in der Regel mehrere Prozessschritte erforderlich. Je nach Unternehmensgröße und Organisationsstruktur gehören unter anderem dazu:

• Eingang und Erfassung der Rechnung
• Prüfung der formalen und inhaltlichen Angaben
• Abgleich mit Bestellungen oder Lieferscheinen
• interne oder externe Abstimmung bei Rückfragen
• Freigabe durch verantwortliche Personen
• Kontierung für die Finanzbuchhaltung
• Vorbereitung und Ausführung der Zahlung
• digitale oder physische Archivierung
• Bereitstellung der Unterlagen für Buchhaltung oder Steuerberatung

Viele dieser Schritte erfolgen in zahlreichen Unternehmen noch manuell oder über unterschiedliche Systeme. Das erhöht den Zeitaufwand und kann zu Medienbrüchen sowie vermeidbaren Fehlern führen.

Wie hoch sind die Prozesskosten pro Eingangsrechnung?

Die tatsächlichen Kosten für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung hängen von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise vom Automatisierungsgrad, der Anzahl der Freigabeschritte oder der eingesetzten Software.

Untersuchungen und Marktanalysen zeigen, dass die internen Bearbeitungskosten pro Eingangsrechnung – abhängig vom jeweiligen Prozess – häufig im Bereich von etwa 10 bis 20 Euro liegen. Die konkreten Werte können jedoch je nach Unternehmen deutlich variieren.

Beispiel aus der Gastronomie

Gerade Gastronomiebetriebe bearbeiten regelmäßig eine hohe Anzahl an Lieferantenrechnungen. Typische Größenordnungen können beispielsweise sein:

• Bistros und Cafés: etwa 40 bis 80 Eingangsrechnungen pro Monat
• Restaurants mit eigener Küche: häufig zwischen 80 und 150 Rechnungen monatlich
• größere Gastronomiebetriebe oder Filialstandorte: oftmals 150 bis 250 Rechnungen sowie zusätzliche Barkassenbelege

Wird für eine Beispielrechnung ein durchschnittlicher interner Bearbeitungsaufwand von 15 Euro pro Rechnung angenommen, ergeben sich bei 150 Rechnungen pro Monat Prozesskosten von rund 2.250 Euro monatlich beziehungsweise etwa 27.000 Euro pro Jahr.

Diese Berechnung dient ausschließlich der Veranschaulichung. Die tatsächlichen Kosten hängen von den individuellen Unternehmensprozessen und der vorhandenen Digitalisierung ab.

Versteckte Kosten entstehen nicht nur durch Arbeitszeit

Neben dem unmittelbaren Bearbeitungsaufwand können weitere indirekte Kosten entstehen. Dazu zählen beispielsweise:

• verspätete Freigaben
• verpasste Skonto- oder Rabattmöglichkeiten
• doppelte Datenerfassung
• fehlende Transparenz über offene Rechnungen
• aufwendige Rückfragen zwischen Fachabteilungen
• Korrekturen aufgrund manueller Eingabefehler
• zeitintensive Suche nach Belegen oder Dokumenten

Je höher das Rechnungsvolumen ist, desto stärker wirken sich diese Faktoren auf die Wirtschaftlichkeit aus.

Warum digitale Rechnungsprozesse an Bedeutung gewinnen

Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Eingangsrechnungsverarbeitung, um wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren und Informationen zentral bereitzustellen.

Digitale Prozesse können unter anderem dazu beitragen,

• Rechnungen schneller zu erfassen,
• Freigaben transparenter zu gestalten,
• Bearbeitungszeiten zu verkürzen,
• Medienbrüche zu vermeiden,
• den manuellen Erfassungsaufwand zu reduzieren und
• die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen, Buchhaltung und Steuerberatung zu vereinfachen.

Dadurch gewinnen Mitarbeitende Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung.

Wie BOMITO Unternehmen bei der Rechnungsverarbeitung unterstützt

Mit seinen digitalen Lösungen unterstützt BOMITO Unternehmen dabei, die Bearbeitung von Eingangsrechnungen effizienter zu organisieren.

Die Software ermöglicht unter anderem die digitale Erfassung von Rechnungen, strukturierte Freigabeprozesse, automatisierte Workflows sowie eine zentrale Bereitstellung relevanter Informationen. Ziel ist es, manuelle Abläufe zu reduzieren und Finanzprozesse nachvollziehbar und transparent zu gestalten. Der individuelle Workflow wird dabei immer berücksichtigt und individuell in der Software hinterlegt, bis hin zur digitalen Vertretung im Urlaub oder bei plötzlicher Krankheit von Kollegen.

Je nach Unternehmensstruktur können dadurch Verwaltungsaufwand und organisatorische Reibungsverluste verringert und Kosten in nicht unerheblicher Höhe dauerhaft eingespart werden.

Zudem werden Zahlungsfristen und Skontotermine automatisch überwacht.

Digitalisierung als wirtschaftlicher Faktor

Die Einführung digitaler Rechnungsprozesse ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern eine betriebswirtschaftliche Entscheidung. Unternehmen, die ihre administrativen Abläufe optimieren, schaffen die Grundlage für mehr Transparenz, schnellere Prozesse und eine effizientere Ressourcennutzung.

Statt ausschließlich auf den Preis einer Software zu schauen, lohnt sich daher häufig ein Blick auf die Gesamtkosten der bisherigen Prozesse. Denn Einsparpotenziale entstehen oft dort, wo manuelle Tätigkeiten, doppelte Arbeitsschritte und fehlende Transparenz reduziert werden können.

Fazit

Jede Eingangsrechnung verursacht interne Prozesskosten – häufig deutlich mehr, als auf den ersten Blick sichtbar ist. Gerade Unternehmen mit einem hohen Rechnungsaufkommen können von einer Digitalisierung ihrer Rechnungsverarbeitung profitieren.

Moderne Lösungen wie BOMITO unterstützen dabei, administrative Abläufe zu strukturieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Finanzprozesse effizienter zu gestalten. Welche wirtschaftlichen Vorteile sich daraus ergeben, hängt von den individuellen Unternehmensabläufen, dem Rechnungsvolumen und dem bisherigen Automatisierungsgrad ab. Einsparungen in der Verwaltung bis zu 70% sind nachweislich möglich!