Wie viele Eingangsrechnungen fallen in der Gastronomie an? – Ein Blick auf kleine, mittlere und große Betriebe

Effizientes Rechnungsmanagement wird zum Erfolgsfaktor. In der Gastronomie entstehen täglich zahlreiche Prozesse – vom Wareneinkauf über Getränkelieferungen bis hin zu Energie-, Dienstleistungs- und Mietkosten. Jede dieser Ausgaben erzeugt Eingangsrechnungen, die geprüft, verarbeitet und archiviert werden müssen. Je nach Betriebsgröße kann der Verwaltungsaufwand erheblich variieren.

Eingangsrechnungen in der Gastronomie

Der Empfang und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Barbelegen gehören dabei zu den wichtigsten Verwaltungsaufgaben eines Restaurants, Cafés oder Hotels. Jeder Wareneinkauf, jede Getränkelieferung und jede Dienstleistung erzeugt eine Rechnung, die geprüft, freigegeben, verbucht und archiviert werden muss. Je nach Betriebsgröße kommen schnell zwischen 100 und mehr Eingangsrechnungen pro Monat zusammen.

Doch wie viele Rechnungen sind in der Gastronomie eigentlich üblich? Und wie können Betriebe ihre Rechnungsverarbeitung effizient digitalisieren?

Typische Anzahl von Eingangsrechnungen in der Gastronomie

Die typische Anzahl der Eingangsrechnungen hängt von der Betriebsgröße, dem Speisenangebot und der Anzahl der Lieferanten ab.

Kleines Café oder Bistro: 40–80 Rechnungen
Restaurant mit eigener Küche: 80–150 Rechnungen
Restaurant mit breiter Speisekarte oder frischer Küche: 150–250 Rechnungen

Je größer das Angebot und je häufiger frische Lebensmittel eingekauft werden, desto höher ist die Anzahl der monatlichen Rechnungen.

„Ich habe doch gar nicht viele Eingangsrechnungen“, ist ein oft gehörter Satz. Doch
leicht wird die tatsächliche Anzahl der monatlichen Rechnungen und Belege unterschätzt.

Beispiel: Rund 110 Eingangsrechnungen pro Monat

Ein typisches Restaurant mit eigener Küche verarbeitet dabei durchschnittlich etwa 110 Eingangsrechnungen pro Monat.

1. Lebensmittel & Frischwaren – ca. 50 Rechnungen

• Obst- und Gemüsegroßhandel: ca. 12
• Fleisch und Wurst: ca. 8
• Fisch und Meeresfrüchte: ca. 4
• Molkereiprodukte: ca. 6
• Bäckerei und Backwaren: ca. 12
• Trockenwaren und Feinkost: ca. 8

2. Getränke – ca. 20 Rechnungen

• Brauerei oder Getränkegroßhandel: ca. 6
• Wein und Spirituosen: ca. 4
• Softdrinks und Mineralwasser: ca. 6
• Kaffee und Tee: ca. 4

3. Reinigungs- und Verbrauchsmaterial – ca. 10 Rechnungen

• Reinigungsmittel und Hygieneartikel: ca. 4
• Servietten und To-Go-Verpackungen: ca. 3
• Wäscherei oder Mietwäsche: ca. 3

4. Dienstleistungen und Technik – ca. 8 Rechnungen

• Wartung von Küchengeräten und Kaffeemaschinen: ca. 2
• Handwerksleistungen: ca. 2
• Kassensystem- oder IT-Support: ca. 2
• Sonstige Dienstleistungen (z. B. GEMA oder Schornsteinfeger): ca. 2

5. Fixkosten und Verträge – ca. 12 Rechnungen

• Strom, Gas und Wasser: ca. 3
• Telefon und Internet: ca. 1
• Miete: ca. 1
• Leasingverträge: ca. 2
• Softwarelösungen: ca. 3
• Versicherungen: ca. 2

6. Sonstige Ausgaben – ca. 10 Rechnungen

• Bürobedarf: ca. 2
• Marketing und Werbung: ca. 2
• Entsorgung: ca. 3
• Sonstige Anschaffungen: ca. 3

Gesamt: rund 110 Eingangsrechnungen pro Monat

Dazu kommen noch zahlreiche Barbelege, für Parken, Tanken, frische Einkäufe vom Markt, Blumen und Deko, etc.

Die Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung

Viele Gastronomiebetriebe bearbeiten Eingangsrechnungen noch immer manuell. Rechnungen treffen fallweise entweder als E-Rechnung oder per E-Mail und Post ein, werden geöffnet, bzw. ausgedruckt, abgezeichnet, geprüft und zur Verbuchung und Bezahlung weitergegeben. Danach erfolgen GoBD konforme Archivierung und Weitergabe an den Steuerberater. Hier kommen leicht 20 und mehr Wochenstunden an interner Verwaltungstätigkeit zusammen. Mit steigender Anzahl der Rechnungen entstehen:

• hoher Zeit- und Kostenaufwand
• ggf. erforderliche manuelle Datenerfassung
• nicht erkannte, versteckte Preiserhöhung vom Lieferanten
• fehlende Transparenz
• verzögerte Freigaben
• Skontoverluste
• Suchaufwand bei Rückfragen
• unnötiger Papierverbrauch

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit BOMITO

Mit BOMITO digitalisieren Gastronomiebetriebe ihren gesamten Eingangsrechnungsprozess – vom Rechnungseingang über die Erfassung, Prüfung und Kontierung bis zur Archivierung.

Die Lösung unterstützt Restaurants, Cafés, Hotels und Gastronomieketten dabei, Verwaltungsaufwand und -kosten deutlich zu reduzieren und Prozesse zu beschleunigen.

Die Vorteile von BOMITO:

• Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten
• zusätzlich menschliche Prüfung auf steuerliche Vollständigkeit und Übereinstimmung der Angaben
• Digitale, automatisierte Freigabe- und Genehmigungsworkflows
• Zentrale, revisionssichere Archivierung
• Schnelles Auffinden aller Rechnungen mit zahlreichen intelligenten Suchfunktionen
• Transparenter Bearbeitungs- und Freigabestatus jederzeit und von überall einsehbar, auf allen Endgeräten
• Weniger Papier und geringerer Verwaltungsaufwand
• Einfache Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Verwaltung, Buchhaltung und Steuerberater, über 100 Sprachen integriert
• Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme, dank zahlreicher Schnittstellen, DATEV Schnittstellenabieter
• Skalierbar für kleine Cafés ebenso wie für große Gastronomiebetriebe

Barbelege einfach digital erfassen – mit der BOMITO Petty Cash App

Neben den klassischen Eingangsrechnungen fallen in der Gastronomie täglich zahlreiche Barbelege an. Ob kurzfristige Einkäufe im Großmarkt, Ersatzbeschaffungen, Blumen für den Gastraum, Büromaterial, Tanken, Parken oder kleinere Reparaturen – diese Ausgaben müssen vollständig dokumentiert und der Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden.

Gerade Barbelege gehen jedoch häufig verloren, werden verspätet eingereicht oder verursachen zusätzlichen Such- und Verwaltungsaufwand.

Mit der BOMITO Petty Cash App werden Barbelege direkt am Ort des Einkaufs digital erfasst. „Fotografieren“ Sie hierbei den Kassenbon einfach mit ihrem Smartphone. Keinerlei manuelle Erfassung nötig. Die App erkennt die wichtigsten Rechnungsdaten automatisch und überträgt den Beleg unmittelbar in den digitalen Freigabe- und Buchhaltungsprozess.

Vorteile der BOMITO Petty Cash App

• Digitale Erfassung von Kassenbons und Barbelegen per Smartphone
• Automatische Auslesung der Belegdaten
• Sofortige Übertragung an die Verwaltung oder Buchhaltung
• Kein Verlust von Papierbelegen, automatische GoBD konforme Archivierung und Übertragung zum Steuerberater
• Schnellere Barauslagenabrechnung
• Revisionssichere digitale Archivierung
• Transparente Nachverfolgung aller Barausgaben
• Nahtlose Integration in den kundenindividuellen BOMITO-Rechnungsworkflow

Insbesondere in der Gastronomie, wo täglich kleinere Barausgaben anfallen, sorgt die BOMITO Petty Cash App für deutlich effizientere Abläufe. Papierbelege müssen nicht mehr zusammengesucht werden – alle Informationen stehen digital, vollständig und jederzeit verfügbar bereit.

Gemeinsam mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bietet BOMITO hiermit eine ganzheitliche Lösung für das Rechnungs- und Belegmanagement. Unternehmen profitieren von weniger Verwaltungsaufwand, höherer Transparenz und einer schnelleren Zusammenarbeit zwischen Filialen, Verwaltung, Finanz-Buchhaltung und Steuerberater.

Fazit

Eine strukturierte Rechnungsverarbeitung ist heute ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Gastronomie. Mit zunehmender Betriebsgröße steigt der Verwaltungsaufwand dabei deutlich an.

Durch die Digitalisierung mit BOMITO lassen sich Eingangsrechnungen schneller erfassen, effizient freigeben und bezahlen sowie revisionssicher archivieren. Das spart Zeit und Kosten, reduziert Fehler und schafft mehr Transparenz – damit sich Gastronomiebetriebe auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: zufriedene Gäste und ein erfolgreiches Geschäft.