BOMITO Back Office Management
Wie Unternehmen ihre Backoffice-Prozesse ganzheitlich digitalisieren
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt, um kaufmännische Abläufe effizienter zu gestalten.
Softwarelösungen zur Rechnungsprüfung können dabei helfen, Rechnungsdaten zu kontrollieren, Abweichungen zu erkennen und Prüfprozesse zu unterstützen. Doch die reine Prüfung von Rechnungspositionen, z.B. gegen Bestellung und Lieferschein, bedeutet nur einen kleinen Teilschritt bei den täglichen Routinearbeiten und Zeitfressern in Buchhaltung und Verwaltung: Welche Möglichkeiten entstehen, wenn Unternehmen nicht nur die Rechnungsprüfung betrachten, sondern auch den gesamten Ablauf dahinter?
Zwischen dem Eingang einer Rechnung, ihrer Prüfung und der rechtssicheren Archivierung liegen häufig zahlreiche weitere Arbeitsschritte: Daten erfassen, Belege zuordnen, Kontierungen vorbereiten, Zuständigkeiten und evtl. Rückfragen klären, Freigaben einholen, Bankdaten abklären und Zahlungsfristen sowie Skonti berücksichtigen.
Wer diese Prozesse einzeln organisiert, riskiert unnötige manuelle Tätigkeiten und vermeidbare Medienbrüche.sowie Zusatzkosten.
Mit einer ganzheitlichen Backoffice-Automatisierung können Unternehmen diese Abläufe systematisch betrachten und überall dort automatisieren, wo es fachlich und wirtschaftlich sinnvoll ist. BOMITO spart hier nachweislich bis zu 70% Zeit- und Kostenaufwand in der Verwaltung.
Rechnungsprüfung und Backoffice-Automatisierung: Zwei unterschiedliche Perspektiven
Rechnungsprüfung und Backoffice-Automatisierung verfolgen verwandte, aber nicht zwangsläufig identische Ziele.
Eine Rechnungsprüfungslösung kann Unternehmen zwar bei der Kontrolle von Rechnungsinformationen und der Identifikation möglicher Abweichungen, z.B. gegen Bestellung und Lieferung unterstützen. Der konkrete Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter und Produkt.
Die Backoffice-Automatisierung betrachtet darüber hinaus jedoch die vor- und nachgelagerten Abläufe und spart Zeit und Geld in der Verwaltung. BOMITO automatisiert und vereinfacht die Abläufe ganzheitlich, vom Rechnungseingang bis zur weiteren kaufmännischen Verarbeitung möglichst durchgängig, rechtssicher und nachvollziehbar.
Dazu gehören beispielsweise folgende Aufgaben:
- Erfassung und Auslesen eingehender Rechnungen und Belege
- Zusätzlich Menschliche Prüfung auf Übereinstimmung
- Vermeidung von steuerrelevanten Fehlern in der E-Rechnung, die den berechtigten Vorsteuerabzug gefährden könnten
- Prüfung und strukturierte Aufbereitung der relevanten Rechnungsdaten
- Automatisierung der buchhalterischen Kontierung
- Digitale Freigabe- und Genehmigungsprozesse
- Digitale Vertretungsregelung zur Sicherstellung der Abläufe auch während Urlaubszeiten oder plötzlicher Krankheit
- Berücksichtigung von Zahlungszielen und Skontofristen
- Übergabe von Daten und Belegen an angebundene Systeme, BOMITO ist DATEV Schnittstellenpartner
- Vereinfachung der Kommunikation mit dem Steuerberater, automatisch und ganz ohne die alljährliche Belegsuche
- Rechtssichere Archivierung gem. GoBD
- Zahlreiche intelligente Suchfunktionen
Für Unternehmen lohnt es sich deshalb, vor einer Softwareentscheidung nicht nur einzelne Funktionen, sondern den gesamten Rechnungsprozess zu analysieren.
Vergleich BOMITO Backoffive Automatisierung mit Rechnungsprüfungsprogrammen wie BilledOK und Rechnungswächter:
BOMITO: Backoffice-Prozesse zusammenhängend betrachten
BOMITO unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung kaufmännischer Verwaltungsabläufe. Der Ansatz besteht darin, wiederkehrende Arbeitsschritte zu reduzieren, Informationen strukturiert bereitzustellen und digitale Prozesse miteinander zu verbinden.
Je nach Anwendungsfall und technischer Konfiguration können insbesondere folgende Bereiche relevant sein:
Der Blick auf den gesamten Prozess ist entscheidend
Einzelne digitale Funktionen können bereits Verbesserungen ermöglichen. Ihr Nutzen hängt jedoch davon ab, wie gut sie in die vorhandenen Abläufe eingebunden sind.
Wenn Rechnungsdaten beispielsweise automatisiert erfasst werden, die anschließende Prüfung, Zuordnung, Freigabe oder Übertragung jedoch weiterhin intern manuell erfolgt, bleibt ein großer Teil des Prozessaufwands bestehen. Auch die reine Rechnungsprüfung wie z.B. etwa gegen Bestellung und Lieferschein, bildet hier nur einen kleinen Bruchteil des Gesamtaufwands ab.
Deshalb empfiehlt es sich, bei der Digitalisierung folgende Fragen zu stellen:
- An welchen Stellen werden Daten benötigt?
- Welche Arbeitsschritte erfolgen noch manuell?
- Wo entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?
- Wie werden Freigaben und Zuständigkeiten dokumentiert?
- Welche Systeme müssen miteinander kommunizieren?
- Welche Prozessschritte lassen sich sinnvoll automatisieren, und wo ist eine manuelle Prüfung erforderlich?
Eine strukturierte Betrachtung dieser Fragen schafft eine bessere Grundlage, um geeignete technische Lösungen auszuwählen und deren Nutzen realistisch einzuschätzen. Daher gilt:
Unternehmer sein ist schön – und oft auch teuer!
- Führen Sie noch ein Papier-Archiv?
- Werden alle Rechnungen detailliert, und nicht nur gegen Daten aus Bestellung und Lieferung, geprüft?
- Sind bei Ihnen schon einmal Belege verschwunden oder unbearbeitet geblieben?
- Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Verwaltungskosten zu hoch sind?
- Machen Sie Ihre Buchhaltung intern selbst?
Falls Sie EINE dieser Fragen mit JA beantwortet haben, sollten Sie sich bei uns melden.
Kostenloser BOMITO-Demo-Termin: Anforderungen vor der Entscheidung klären
Funktionsbeschreibungen und Produktvergleiche im Internet liefern erste Anhaltspunkte. Diese sollten aber immer auf ihre Vollständigkeit und ihren Wahrheitsgehalt hin überprüft werden. Und: Ob eine Lösung zu den eigenen Prozessen passt, lässt sich immer besser beurteilen, wenn konkrete Anforderungen individuell mit Sachverstand besprochen und nachvollziehbar demonstriert werden.
Ein kostenloser und unverbindlicher Demo-Termin mit BOMITO bietet die Möglichkeit, die eigenen kaufmännischen Abläufe zu erläutern und passende Automatisierungsansätze ganz unverbindlich und in einem Fachgespräch auf den individuellen Bedarf passend zugeschnitten, kennenzulernen.
Im Gespräch können unter anderem folgende Themen behandelt werden:
- Prozessanalyse: Welche Schritte der Rechnungsverarbeitung verursachen heute den größten Aufwand? Die größten Kostentreiber sollten dabei im eigenen Interesse weit über den reinen Rechnungsableich oder aufgelaufene Pfandkosten hinaus betrachtet werden.
- Automatisierungsmöglichkeiten: Welche wiederkehrenden Tätigkeiten kommen für eine digitale Verarbeitung infrage?
- Systemlandschaft: Welche Buchhaltungs-, ERP- oder weiteren Unternehmenssysteme sind bereits im Einsatz?
- Freigaben und Zuständigkeiten: Wie lassen sich vorhandene Abläufe digital unterstützen?
- Wirtschaftlichkeit: Welche Faktoren sollten bei der Bewertung des möglichen Zeit- und Kosteneffekts berücksichtigt werden?
- Technische Anforderungen: Welche Schnittstellen und Voraussetzungen müssen für die Umsetzung geklärt werden?
Die Demo dient dazu, die Lösung und ihre Einsatzmöglichkeiten besser einzuordnen. So erhalten Unternehmen kostenlos eine individuelle und fundiertere Grundlage für die Frage, welche Backoffice-Automatisierung zu ihren Anforderungen am besten passt.
Für welche Unternehmen ist die Betrachtung besonders interessant?
Eine ganzheitliche Betrachtung der Rechnungsverarbeitung kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, bei denen regelmäßig Eingangsrechnungen bearbeitet werden und mehrere Personen oder Systeme am Prozess beteiligt sind.
Die wirkliche Anzahl der Eingangsrechnungen und Barbelege und die dabei entstehenden internen Kosten werden hierbei meist zunächst weit unterschätzt!
Mehr hierzu auch unter: Was kostet die Bearbeitung einer Eingangsrechnung? Warum manuelle Prozesse in der Gastronomie oft unterschätzt werden – BOMITO und Wie viele Eingangsrechnungen fallen in der Gastronomie an? – Ein Blick auf kleine, mittlere und große Betriebe – BOMITO
Dazu zählen beispielsweise:
- Kleine und mittelständische Unternehmen mit wiederkehrendem Rechnungsaufkommen
- Handwerksbetriebe aller Größen
- Hotels, Restaurants und Cafes
- Alle Unternehmen, die ihre bestehende Buchhaltungssoftware um zusätzliche Automatisierungsprozesse ergänzen möchten
Das individuelle Einsparpotential hängt von den jeweiligen Rahmenbedingungen ab. Dazu gehören unter anderem das Rechnungsvolumen, die Komplexität der Prozesse, die vorhandene technische Infrastruktur, bereits bestehender Stand der Digitalisierung und der erforderliche Einführungsaufwand. BOMITO spart z.B. in einem Handwerksbetrieb nachweislich bis zu 70% der Verwaltungskosten ein.
Fallbeispiel Schreinerei Dominc Benz, Honnef.
Sehen und hören Sie selbst: www.bomito.com/dominic-benz
Fazit: Erst den Prozess verstehen, dann die passende Lösung auswählen
Die Rechnungsprüfung stellt einen wichtigen Bestandteil digitaler Finanzprozesse dar, Unternehmen sollten bei ihrer Digitalisierungsstrategie unbedingt jedoch auch die weiteren Schritte der Rechnungsverarbeitung berücksichtigen!
BOMITO bietet daher die komplette Lösung mit echter Prozesstiefe, um Empfang, Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen dank individueller Workflows mit vorhanden kaufmännischen Abläufen zu verbinden und Zeit und Geld in der Verwaltung zu sparen.
Wer seine Backoffice-Prozesse weiterentwickeln möchte, sollte deshalb nicht nur fragen, wie Rechnungen gegen die Bestellung und Lieferung geprüft werden können, sondern auch, wie die anschließenden Arbeitsschritte organisiert und automatisiert werden. Denn nur so bedeutet dies für das Unternehmen eine #echteDigitalisierung.
Lernen Sie BOMITO kennen und besprechen Sie mit uns, welche Möglichkeiten der Backoffice-Automatisierung zu Ihren betrieblichen Anforderungen passen.