FAQ-Glossar

Antworten auf Ihre häufigsten Probleme und Fragen

Sie möchten mehr über die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen erfahren? In unserem FAQ-Glossar beantworten wir die häufigsten Fragen zu Ihren Problemen rund um digitale Rechnungsworkflows, E-Rechnungen nach EN 16931, gesetzliche Anforderungen zu Digitalisierung und Archivierung, Integration in bestehende Systeme und vieles mehr.

Klar strukturiert, leicht verständlich und direkt auf den Punkt – damit Sie jederzeit den Überblick behalten und Ihr Rechnungsmanagement effizient digitalisieren können. Finden Sie kompakte und verständliche Hilfe und Erklärungen – ob allgemeine Informationen, Bestellabläufe oder technische Details – hier erhalten Sie schnell Klarheit.

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B
Bei einer Prüfung fällt auf, dass Rechnungen ungültig sind und der Vorsteuer-Abzug nicht möglich ist. Jetzt droht Nachzahlung und Rückzahlung. Wie kann ich das vermeiden?
Die E-Rechnungspflicht seit 01.01.2025 stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen – vor allem in der praktischen Umsetzung. Bereits heute beobachten wir in der Zusammenarbeit mit zahlreichen Betrieben ein wiederkehrendes Problem: unzählige Fehler in den eingehenden E-Rechnungen von Lieferanten. Mit BOMITO genießen Sie automatische Eingangsrechnungsprüfung mit Fehlererkennung – direkt beim Rechnungseingang. BOMITO  erkennt und meldet fehlerhafte E-Rechnungen sofort – noch bevor sie Ihre Buchhaltung belasten. Diese Prüfung ist bei BOMITO inklusive – ohne Zusatzkosten.
F
Für welche Art von Unternehmen ist BOMITO geeigent, ist das auch für Steuerberater und Wirtschaftsprüfungs Kanzleien geeignet?
Durch automatisierte Prozesse, mitlernende BOMITO KI, normgerechte Prüfungen und sichere, GoBD konforme Archivierung unterstützt BOMITO Unternehmen aller Größen sowie Steuerberater und Wirtschaftsprüfungs- Kanzleien bei der effizienten und gesetzeskonformen Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
I
Ich arbeite seit längerem mit DATEV. Bekomme ich ein Problem mit meinem Steuerberater, wenn ich meine Eingangsrechnungen auf BOMITO umstellen will?
Ganz im Gegenteil. BOMITO ist sogar eine ideale Ergänzung zu DATEV: BOMITO regelt Deinen Rechnungseingang ganz automatisch, prüft, meldet dir evtl. Fehler, kontiert automatisch und kontrolliert alle Preise auf Artikelbasis. BOMITO passt sich dabei flexibel deinem Workflow an und bereitet Zahlungsvorschläge mit Skontoüberwachung vor, inklusive automatischer Zahlungsbuchung. Die Direktübertragung zu Datev erfolgt fehlerfrei und rechtssicher via Datev-Datenservice. Neben einer automatischen und rechtskonforme Archivierung,  gem. GoBD umfasst der Service auch eine automatische Prüfung aller E-Rechnungen – inkl. Abgleich zwischen XML und PDF zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs ohne Aufpreis.
Ich bekomme nicht alle Rechnungen als E-Rechnung. Wie geht Bomito mit Papierrechnungen oder eingescannten Belegen um?

Papierrechnungen sind kein Hindernis: Bomito digitalisiert alle eingangsrechnungen in allen Formaten und integriert sie nahtlos in deinen digitalen Workflow. BOMITO verarbeitet alle Formate, analog, per E-Mail, pdf und alle E-REchnungen gem. EN 1693.

Ich bezahle hochqualifizierte Mitarbeiter für gering qualifizierte Aufgaben. Kann das nicht jemand anders machen? Oder kann das ganz weg?

Ein häufiger Engpass in Unternehmen entsteht, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter Routinetätigkeiten oder administrative Aufgaben übernehmen, für die ihre Qualifikation eigentlich überdimensioniert ist. Genau hier setzt Bomito an. BOMITO automatisiert Arbeitsprozesse in der Verwaltung, die effizient ausgelagert und digitalisiert werden können. Das entlastet Fachkräfte, senkt die Verwaltungskosten nachweislich  um bis zu 70% und erhöht gleichzeitig die Produktivität. BOMITO liefert hier echte Digitalisierung aller Eingangsrechnungen, ohne jegliche Eigenerfassung und verarbeitet auch alle E-Rechnungen nach EU Norm 16931.

Ich habe ein Problem mit zahlreichen fehlerhaften E-Rechnungen von meinen Lieferanten. Warum werden manche E-Rechnungen nicht korrekt ausgelesen?

Fehlerhafte Layouts, fehlende Pflichtfelder oder unstrukturierte PDF-Dateien können dazu führen, dass Rechnungen nicht korrekt erkannt werden. Bomito nutzt intelligente  KI-Technologien, um auch komplexe Rechnungsformate zuverlässig auszulesen – unabhängig von Struktur und Dateityp. Die E-Rechnungspflicht seit 01.01.2025 stellt zudem viele Unternehmen vor neue Herausforderungen – vor allem in der praktischen Umsetzung. Bereits heute beobachten wir in der Zusammenarbeit mit zahlreichen Betrieben ein wiederkehrendes Problem: unzählige Fehler in den eingehenden E-Rechnungen von Lieferanten. Diese Fehler sind nicht nur zeitaufwändig in der Prüfung, sondern können auch schwerwiegende Folgen haben – z. B. den Verlust des Vorsteuerabzugs. In vielen Fällen müssen fehlerhafte Rechnungen manuell nachbearbeitet oder sogar zurückgewiesen werden. Die Lösung: BOMITO. Mit BOMITO genießen Sie automatische Eingangsrechnungsprüfung mit Fehlererkennung – direkt beim Rechnungseingang bei uns. Unser System erkennt und meldet fehlerhafte E-Rechnungen sofort – noch bevor sie Ihre Buchhaltung belasten! Bei BOMITO ist diese Prüfung inklusive – ohne Zusatzkosten für Sie!

Ich habe einen kleinen Handwerksbetrieb und möchte Zeit in der Verwaltung sparen. Was kann ich tun?
BOMITO unterstützt durch automatisierte Prozesse, mitlernende BOMITO KI, normgerechte Prüfungen und sichere, GoBD konforme Archivierung  Unternehmen aller Größen  sowie Steuerberater und Wirtschaftsprüfungs- Kanzleien bei der effizienten und gesetzeskonformen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Alle Eingangsrechnungen in allen Formaten werden verabeitet, analog auf Papier, per E.Mail, pdf und natürlich alle E-Rechnungen in allen Formaten gem. EN 16931.

 
Ich habe meine Eingangsrechnung versehentlich doppelt gezahlt. Wie kann ich das zukünftig vermeiden?
Das kann mit Bomito nicht passieren. BOMITO prüft automatisch auf Doubletten sowie alle Preise auf Artikelbasis.
Ich möchte für mein Unternehmen meine Eingangsrechnungen digitalisieren. Was muss ich dabei beachten?
BOMITO erfasst alle Eingangsrechnungen in allen Formaten, kontiert und digitalisiert automatisch und archiviert GoBD konform.
V
Verarbeitet BOMITO auch E-Rechnungen? Was ist, wenn diese Fehler enthalten?
Angesichts der ab dem 1. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland bietet BOMITO branchenspezifische Unterstützung: BOMITO bietet hierbei eine ideale Lösung zur Bewältigung der Herausforderungen im Zusammenhang mit häufig fehlerhaft ausgestellten E-Rechnungen und hilft so, den ansosnten beim Rechnungsempfänger! gefährdeten Vorsteuerabzug zu sichern.
W
Warum sind meine Mitarbeiter in letzter Zeit so unzufrieden? Kann es sein, dass sie durch Routinearbeiten blockiert oder überlastet sind? Was kann ich tun?
Du hast völlig Recht, es ist häufig in Unternehmen häufig zu beobachten, dass nicht die Arbeitsbelastung an sich oder die eventuelle Mehrarbeit schuld daran sind, dass Mitarbeiter unzufrieden werden. Es liegt vielmehr an der Art dieser Arbeit. Sofern Mitarbeiter Jobs erledigen müssen, die gar nicht ihrer Qualifikation entsprechen, dann kann das Träume zerstören. Ein Ingenieur will die schönsten Brücken bauen, ein Mediziner will viele Menschen heilen, eine Schreinerin will geniale Tische bauen, eine Bäckerin will das beste Brot backen und ein Koch will den perfekten Teller schicken. Die wollen keine Belege sortieren und archivieren oder Exceltabellen ausfüllen. Eine mögliche Lösung heisst hier Bomito: BOMITO übernimmt in der Verwaltung fast alle Routinearbeiten bei Bearbeitung von Eingangsrechnungen  und garantiert dir gleichzeitig weiterhin die  volle Kontrolle über alle Prozesse – jederzeit und überall.
Was macht Bomito?
BOMITO ist eine Lösung zur automatisierten Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die speziell darauf ausgelegt ist, die Prozesse in der Vrwaltung zu automatisieren.
Was passiert, wenn ich fehlerhaften oder unvollständige Rechnungen von meinen Lieferanten erhalte?

Bomito erkennt formale Fehler, abweichende Inhalte oder fehlende Pflichtangaben automatisiert und leitet Rechnungen zur manuellen Prüfung oder Rückmeldung an den Absender weiter – inklusive Hinweis auf die genaue Ursache.

Was tun, wenn eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format nicht erkannt wird?

Inkompatible, fehlerhafte oder falsch formatierte Dateien können Probleme verursachen. BOMITO prüft automatisiert die Konformität eingehender Rechnungen bevor beim Vorsteuerabzug oder einer Wirtschaftsprüfung Prüfung zu Problemen führen können.

Welche Rechnungsformate können mit Bomito verarbeitet werden?

BOMITO ist formatunabhängig: Ob PDF, XML (XRechnung), ZUGFeRD, E-Mail oder auch noch auf Papier – alle gängigen Formate werden automatisch erkannt, erfasst, geprüft,  und in strukturierte Daten zur automatischen Verarbeitung und Archivierung umgewandelt.

Wie erkenne ich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für digitale Rechnungen?
Fehler in digitalen Eingangsrechnungen sind nicht nur zeitaufwändig in der Prüfung, sondern können auch schwerwiegende Folgen haben – z. B. den Verlust des Vorsteuerabzugs. In vielen Fällen müssen fehlerhafte Rechnungen manuell nachbearbeitet oder sogar zurückgewiesen werden.Häufige Fehlerquellen sind zum Beispiel Abweichungen zwischen PDF und XML, falsch platzierte Pflichtangaben im XML-Datenformat, fehlende Pflichtangaben, fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummern, ungültige USt-IDs oder unzureichende Beschreibung der Leistung oder generell nicht normkonforme E-Rechnungen (z.B. nicht nach EN 16931). BOMITO hilt dir und sorgt für  rechtskonforme Archivierung nach GoBD, lückenlose Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Prozesse – ganz automatisch.
Wie funktioniert die automatische Zuordnung von Kreditoren und Kostenstellen?

Die BOMITO KI nutzt ein eigenes Machine Learning und Regelwerke, um Kreditoren, Buchungskonten oder Kostenträger- und stellen korrekt zuzuordnen. Alle Artikel und Preise werden zudem  automatisch direkt auf Artikelebene geprüft. Je öfter Sie das System nutzen, desto besser wird die Trefferquote dank selbstlernender Algorithmen. BOMITO lässt  sich dabei individuell und flexibel Ihrem internen, eigenen Workflow anpassen.

Wie schnell kann Bomito in meine bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Software integriert werden?

Dank flexibler Schnittstellen (API, DATEV, SAP, u. v. m.) lässt sich BOMITO einfach in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren – ohne aufwändige IT-Projekte. Der Import und Export strukturierter Buchungsdaten erfolgt automatisiert. Es muss keine Software installiert werden, keine Softwareupdates werden erforderlich, dank Cloudlösung. Das Onboarding erfolgt zeitnah und problemlos in einem persönlichen Telefonat mit dem BOMITO Kundenervice.

Wie unterstützt Bomito die Automatisierung von Freigabe-Workflows?

BOMITO nutzt Machine Learning und Regelwerke, um Kreditoren, Buchungskonten oder Kostenstellen korrekt zuzuordnen. Je öfter Sie das System nutzen, desto besser wird die Trefferquote dank selbstlernender Algorithmen. Mit BOMITO lassen sich zudem individuelle Freigabeprozesse und Zuständigkeiten modellieren. Freigaben erfolgen digital und sind jederzeit nachvollziehbar.